Sedikit info tentang tender terbuka

Penulisan tersangat ringkas ini ingin menjelaskan tentang konsep tender terbuka yang ramai pihak tersalah anggap dan menyokongnya kerana ketelusannya berbanding rundingan terus yang seakan ditentang dengan beralasan pembelian/rundingan terus tidak telus.

Antara bentuk penganugerahan kontrak yang paling biasa digunakan di Malaysia ialah kontrak melalui tender terbuka (open tender), tender tertutup (closed tender) dan pembelian terus (direct award/direct purchase). Setiap syarikat mungkin mempunyai namanya yang tersendiri bagi ketiga-tiga cara pemberian kontrak seperti di atas namun ianya tidak akan lari dari asas yang berikut:

1. Tender terbuka merupakan tawaran terbuka kepada mana-mana kontraktor yang diiklankan di dalam akhbar/media massa lain seperti laman web korporat syarikat yang menawarkan tender, untuk membekal/melaksanakan sesuatu kerja.
2. Tender tertutup adalah tawaran terhad kepada kontraktor yang telah disenarai pendek oleh syarikat untuk membekal/melaksanakan sesuatu kerja. Tidak semua kontraktor yang disenarai pendek akan mendapat kontrak di dalam tender berkenaan. Proses penilaian yg teliti akan dijalankan sebelum pemilihan kontraktor yang sesuai. Tender tertutup tidak diiklankan.
3. Pembelian/rundingan terus adalah proses penganugerahan kontrak untuk membekal/melaksanakan sesuatu kerja kepada pembekal/kontraktor yang telah pun dikenal pasti. Biasanya, penganugerahan ini dilakukan untuk keperluan-keperluan yang mendesak dan urgent di pihak syarikat yang menawarkan kontrak.

Tender terbuka & tertutup memakan masa untuk disempurnakan, dari proses pemilihan pembekal/kontraktor hinggalah ke penganugerahan kontrak melalui surat penganugerahan (Letter of Award - LOA) / surat niat (Letter of Intent - LOI). Sekurang-kurangnya tiga (3) bulan diperlukan untuk menyempurnakan proses berkenaan, itu pun jika tiada proses tender semua (re-tender / resubmission of tender documents). Keperluan-keperluan mendesak sesebuah syarikat/organisasi adalah mustahil untuk dilewatkan sehingga tiga bulan, jika ianya bersangkutan dengan bidang pembinaan kritikal, penjanaan kuasa, industri petroleum dan gas asli serta keperluan telekomunikasi. Lantas, rundingan terus dipilih sebagai usaha mendapatkan bekalan dengan masa yang singkat, dari pembekal yang berkualiti. Biasanya, kontraktor yang siap sedia dipilih untuk diberikan kontrak melalui rundingan terus ialah kontraktor yang mempunyai rekod yang bersih dari segi ketepatan bekalan mengikut keperluan, tempoh masa penghantaran bekalan dan servis yang memuaskan, reputasi baik berdasarkan kontrak-kontrak lepas dan beberapa faktor lain. Bukan main-main memilih kontraktor!

Isu yang timbul ialah penganugerahan kontrak melalui rundingan terus kepada syarikat-syarikat kroni. Situasi ini biasanya tidak diamalkan dalam kontrak bernilai jutaan ringgit oleh kebanyakan GLC dan organisasi besar lain memandangkan apa yang buruk bekalannya pasti akan menjejaskan imej mereka. Kronisme bukan tidak pernah berlaku dalam penganugerahan kontrak melalui tender terbuka dan tertutup, namun ianya didiamkan saja selain kes yang amat sedikit dan sukar dibuktikan. Untuk memansuhkan atau meninggalkan terus kaedah rundingan terus adalah tidak wajar. Unit atau bahagian yang merancang perlulah menilai semasak-masaknya, kaedah apa yang perlu digunakan untuk memenuhi keperluan syarikat mereka. Perancangan dan perangkaan yang tepat berdasarkan trend pengunaan-pembelian semasa boleh dijadikan kayu ukur untuk memastikan apa yang perlu dibeli melalui tender terbuka/tertutup dan apa yang perlu diperolehi melalui rundingan terus. Banyaknya rundingan terus dalam proses perolehan menampakkan perancangan tergesa-gesa dan tidak cekap yang mungkin boleh menjejaskan reputasi syarikat dalam masa yang panjang.